Votre documentation successorale étrangère ne vaut pas telle quelle en Espagne : apostille et traduction assermentée

Lorsque vous héritez en Espagne avec une documentation d'un autre pays, vous vous heurtez à un obstacle dont presque personne ne vous prévient : vos papiers, tels quels, ne valent pas ici. Chaque pays a son propre « équivalent » de notre acte de succession — au Royaume-Uni le grant of probate, en Allemagne l'Erbschein, en France l'acte de notoriété — et pour les utiliser en Espagne, il faut les faire passer par deux filtres : l'apostille et la traduction assermentée.

L'apostille : qui l'appose et où

L'apostille est un sceau, prévu par la Convention de La Haye de 1961, qui certifie qu'un document public est authentique pour qu'il soit valable dans un autre pays signataire, sans besoin de légalisation diplomatique. Le détail essentiel est de savoir qui l'appose : l'apostille est délivrée par l'autorité compétente du pays d'origine du document. Autrement dit, un document allemand est apostillé par l'Allemagne ; un document français, par la France. Ce n'est pas quelque chose qui se fait en Espagne.

Dans l'autre sens, cela fonctionne de la même façon : si vous avez besoin d'utiliser à l'étranger un document espagnol (une procuration, un certificat), l'apostille s'appose en Espagne, et selon le type de document elle est délivrée par le Ministère de la Justice, les notaires ou le Tribunal supérieur de justice. Il convient de savoir qui apostille quoi pour ne pas tourner en rond.

La traduction assermentée : uniquement un traducteur habilité

Une fois apostillé, le document a généralement besoin d'une traduction vers l'espagnol. Et n'importe quelle traduction ne convient pas : elle doit être réalisée par un traducteur-interprète assermenté nommé par le Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération (MAEC), qui publie la liste officielle des personnes habilitées. Une traduction « maison », aussi bonne soit-elle, sera rejetée par le notaire ou le Registro de la Propiedad.

Lorsque le pays n'a pas d'apostille

Si le document provient d'un pays qui n'a pas signé la Convention de La Haye, aucune apostille n'est possible : il faut recourir à la légalisation par voie consulaire, une démarche plus longue et comportant davantage d'étapes. Savoir à l'avance dans quelle situation vous vous trouvez évite des semaines de retard juste au moment où vous voulez faire avancer la succession.

Lorsque le certificat successoral européen simplifie

Si la succession se déroule entre pays de l'Union européenne qui appliquent le règlement européen sur les successions (le 650/2012), le certificat successoral européen circule entre ces États sans besoin de légalisation, ce qui épargne une bonne partie de la démarche des apostilles. Ce n'est pas toujours la voie, mais dans une succession entre deux pays de l'UE, c'est en général la plus simple.

Si vous êtes au milieu d'une succession avec des documents d'un autre pays et que vous ne savez pas ce qu'il faut apostiller, traduire ou légaliser, écrivez-moi. Je vous indique exactement ce dont chaque document a besoin, je le coordonne avec votre pays et je prépare tout pour le notaire et le Registre, sans que vous ayez à vous débattre avec la bureaucratie de deux systèmes à la fois.