Brauche ich als Nichtansässiger einen Steuervertreter in Spanien? Wann es Pflicht ist und wann es sich nur lohnt

Das ist eine der Fragen, die mir am häufigsten von ausländischen Mandanten gestellt wird, die ein Haus an der Costa Blanca kaufen oder bereits besitzen: «Moisés, muss ich jemanden benennen, der mich gegenüber der spanischen Finanzverwaltung vertritt?». Und fast immer kommen sie beunruhigt zu mir, weil ihnen jemand gesagt hat, es sei Pflicht, es drohten Bußgelder, wenn sie es nicht täten, es sei eine Formalität, für die man jedes Jahr bezahlen müsse. Lassen Sie mich Sie gleich zu Beginn beruhigen: In den allermeisten Fällen sind Sie NICHT dazu verpflichtet.

Aber wie bei allem gibt es Nuancen, und es gibt eine Handvoll konkreter Situationen, in denen das Gesetz es tatsächlich verlangt. Ich erkläre es Ihnen in Ruhe und ohne Fachjargon, damit Sie genau wissen, wo Sie stehen.

Was ein Steuervertreter ist (und was NICHT)

Ein Steuervertreter (representante fiscal) ist schlicht eine Person oder ein Unternehmen mit Sitz in Spanien, die bzw. das Sie offiziell benennen, um Sie gegenüber der Steuerbehörde (Agencia Tributaria) in allem zu vertreten, was Ihre Steuern als Nichtansässiger betrifft. Es ist die Ansprechperson der Finanzverwaltung: Sie nimmt Mitteilungen entgegen, reagiert auf Aufforderungen und antwortet an Ihrer Stelle.

Und hier kommt der wichtige Punkt, denn hier entsteht die meiste Verwirrung: Ein Steuervertreter ist NICHT dasselbe wie Ihr gewohnter Berater oder Ihre gestoría. Dass Ihnen ein Anwalt oder ein Verwaltungsbüro jedes Jahr Ihre Steuererklärung einreicht, bedeutet nicht, dass diese Person Ihr «Steuervertreter» im rechtlichen Sinne des Gesetzes ist. Der Steuervertreter ist eine förmliche Figur, die der Finanzverwaltung auf bestimmte Weise mitgeteilt wird und die in manchen Fällen Verantwortung übernimmt. Es ist etwas anderes, jemanden zu haben, der Ihnen die Papiere erledigt, als förmlich einen Vertreter zu benennen, weil das Gesetz es verlangt.

Der Kerngedanke: Nicht jeder Nichtansässige ist verpflichtet

Das ist es, was Sie aus diesem gesamten Artikel mitnehmen sollen, deshalb sage ich es klar: Nichtansässig zu sein und Vermögen in Spanien zu besitzen, verpflichtet Sie allein deshalb NICHT dazu, einen Steuervertreter zu benennen. Die Pflicht ist nicht allgemein. Das Gesetz (Art. 10 des konsolidierten Textes des Nichtansässigen-Einkommensteuergesetzes, TRLIRNR) sieht sie für eine abschließende Liste konkreter Fälle vor. Fällt Ihr Fall in keinen davon, haben Sie keine Pflicht, die die Verwaltung sanktionieren könnte.

Die Generaldirektion für Steuern (Dirección General de Tributos) selbst hat dies in ihren Auskünften sehr klar gesagt: Eine Pflicht besteht nur, wenn einer der gesetzlich vorgesehenen Fälle vorliegt; außerhalb davon ist der Nichtansässige nicht verpflichtet, jemanden zu benennen. Bevor Sie also Geld ausgeben und sich Sorgen machen, sollten Sie zunächst prüfen, ob Ihr Fall in einen dieser Fälle passt. Schauen wir sie uns an.

Wann es tatsächlich Pflicht ist

Das Gesetz zählt bestimmte Situationen abschließend auf. Fällt Ihr Fall in eine davon, müssen Sie tatsächlich einen Vertreter benennen. Ich gehe sie einzeln mit Ihnen durch.

1. Wenn Sie über eine Betriebsstätte tätig sind

Das ist der klarste und beständigste Fall. Wenn Sie in Spanien über das tätig sind, was das Gesetz eine «Betriebsstätte» (establecimiento permanente) nennt — denken Sie an eine wirtschaftliche Tätigkeit mit fester Betriebsstätte hier, eine Niederlassung, ein Büro, Einrichtungen, von denen aus Sie fortlaufend tätig sind —, müssen Sie vor Ablauf der Frist für die Steuererklärung eine in Spanien ansässige Person oder Firma benennen. Für jemanden, der einfach nur eine Ferienimmobilie besitzt, gilt das NICHT; dieser Fall ist für Personen gedacht, die in Spanien ein Geschäft betreiben.

2. In den konkreten Fällen, auf die das Gesetz verweist (Art. 24.2 und 38)

Art. 10 verweist außerdem auf zwei weitere, sehr spezifische Fälle, die in anderen Artikeln desselben Gesetzes geregelt sind (Art. 24.2 und 38). Ich werde sie hier nicht im Detail darstellen, denn es handelt sich um technische Einzelfälle, und darauf einzugehen, ohne Ihre konkrete Situation zu kennen, würde nur verwirren. Was Sie wissen müssen: Sie existieren, und wenn Ihr Fall in einen davon passte, entstünde die Pflicht, einen Vertreter zu benennen. Wenn Sie glauben, dass dies auf Sie zutreffen könnte, ist genau das etwas, das man Fall für Fall prüfen sollte.

3. Wenn die Finanzbehörde selbst es verlangt

Das Gesetz erlaubt der Finanzverwaltung, von Ihnen die Benennung eines Vertreters zu verlangen, und zwar unter Berücksichtigung von Höhe und Merkmalen der Einkünfte, die Sie in Spanien erzielen, oder allein deshalb, weil Sie hier eine Immobilie besitzen. Achten Sie auf diese Nuance, denn sie ist wichtig: Dies entsteht NICHT automatisch allein dadurch, dass Sie ein Haus besitzen. Die Pflicht entsteht erst, wenn die Verwaltung dies ausdrücklich von Ihnen verlangt. Solange Sie diese Aufforderung nicht erhalten, sind Sie auf diesem Weg nicht verpflichtet.

4. Wenn Sie in einem Gebiet ohne Informationsaustausch mit Spanien ansässig sind

Es gibt einen letzten Fall: Personen oder Rechtsträger, die in Ländern oder Gebieten ansässig sind, mit denen Spanien keinen wirksamen Austausch von Steuerinformationen unterhält, und die Vermögenswerte oder Rechte auf spanischem Staatsgebiet innehaben. In diesem Fall entsteht die Pflicht, ohne dass eine Betriebsstätte oder eine vorherige Aufforderung erforderlich wäre. Ich werde Ihnen hier keine Liste dieser Gebiete geben, denn es handelt sich um eine Einstufung, die sich ändert und die zu jedem Zeitpunkt anhand der tatsächlichen Situation Ihres Wohnsitzlandes geprüft werden muss. Leben Sie in einem Land der Europäischen Union oder in einem Land mit Abkommen und gutem Informationsaustausch mit Spanien, betrifft Sie dieser Fall so gut wie sicher nicht.

Wenn Sie in der EU oder im EWR leben: Die Regelung wurde deutlich gelockert

Und hier kommt eine gute Nachricht für die meisten meiner Mandanten, die Europäer sind. 2021 wurde mit der Ley 11/2021 (dem sogenannten Antibetrugsgesetz) dieser Art. 10 neu gefasst und die Lage der in der Europäischen Union Ansässigen erheblich erleichtert. Heute ist die Pflicht, einen Vertreter zu benennen, im Grundsatz Steuerpflichtigen vorbehalten, die NICHT in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässig sind.

Anders gesagt: Leben Sie in Frankreich, Deutschland, den Niederlanden oder einem anderen EU-Land, entfällt in der Praxis jene allgemeine Pflicht, die früher auf Ihnen lasten konnte. Für die Länder des Europäischen Wirtschaftsraums, die nicht der EU angehören, gilt die Befreiung ebenfalls, jedoch unter einer Bedingung: Zwischen diesem Staat und Spanien muss ein Rahmen gegenseitiger Amtshilfe beim Austausch von Informationen und bei der Beitreibung bestehen. Im EWR genügt es also nicht, zum Klub zu gehören; man muss zusätzlich prüfen, ob diese Bedingung erfüllt ist. Auch dies ist etwas, das für Ihr konkretes Land geprüft werden muss, nicht etwas, das man einfach voraussetzen kann.

Was passiert, wenn Sie verpflichtet sind und keinen benennen

Bis hierhin haben wir gesehen, dass fast niemand verpflichtet ist. Aber was, wenn Sie tatsächlich in einem dieser Fälle sind und keinen Vertreter benennen? Es lohnt sich, die Folgen zu kennen, denn sie sind nicht unerheblich.

Achten Sie auf den letzten Punkt, der die meisten am meisten überrascht: Wenn Sie, obwohl verpflichtet, Ihren Vertreter nicht selbst wählen, «passiert» nicht einfach nichts. Es bedeutet, dass die Finanzverwaltung für Sie entscheiden kann, wer Sie vertritt, und dabei Personen auswählt, die Ihnen nahestehen und mit dieser Rolle vielleicht nicht gerechnet haben. Deshalb ist es sinnvoll, es nicht dem Zufall zu überlassen, wenn die Pflicht tatsächlich besteht.

Wann es keine Pflicht ist, sich aber lohnt

Und wir kommen zum Kern der Sache, der Nuance, die fast niemand Ihnen erzählt. Die rechtliche Pflicht ist eine Sache, die praktische Zweckmäßigkeit eine ganz andere. Dass Sie nicht VERPFLICHTET sind, einen Steuervertreter zu benennen, bedeutet nicht, dass es nicht in Ihrem INTERESSE liegt, jemanden in Spanien zu haben, der sich um Ihre Beziehung zur Finanzverwaltung kümmert.

Denken Sie darüber nach: Sie leben Hunderte oder Tausende Kilometer entfernt, beherrschen die Sprache nicht vollständig, die Mitteilungen der Verwaltung treffen auf Spanisch mit kurzen Fristen ein, und ein Schreiben, das Sie nicht rechtzeitig lesen, kann zu einem ernsten Problem werden. In solchen Fällen ist es keine Pflicht, sondern Ruhe, einen vertrauenswürdigen Fachmann zu haben, der Ihre Post entgegennimmt, Ihre Erklärungen fristgerecht einreicht und bei jeder Aufforderung für Sie einsteht. Besonders wenn Sie eine Immobilie besitzen, denn dann kommen jährliche Erklärungen, Mitteilungen und mögliche Vorfälle ins Spiel, die sich von hier aus deutlich besser verwalten lassen.

So sehe ich die Sache am Ende, und so arbeite ich mit Ihnen daran: Ich werde Ihnen keine Formalität verkaufen, die Sie nicht brauchen, und Sie auch nicht mit Pflichten ängstigen, die Sie fast nie betreffen. Was ich tue, ist Ihren konkreten Fall anzuschauen, Ihnen ehrlich zu sagen, ob Sie verpflichtet sind oder nicht, und, falls nicht, Ihnen zu erklären, ob es sich in Ihrer besonderen Situation lohnt, jemanden zu haben, der Ihnen den Rücken freihält. Wenn Sie ein Haus in der Gegend von Calp besitzen und nicht wissen, woran Sie sind, schreiben Sie mir, und wir prüfen es gemeinsam, unverbindlich. Ich möchte lieber, dass Sie die Entscheidung treffen, wenn Sie wirklich wissen, was das Gesetz von Ihnen verlangt und was Ihnen nur nützt.