Ihre ausländischen Erbschaftsunterlagen gelten in Spanien nicht ohne Weiteres: Apostille und beglaubigte Übersetzung

Wenn Sie in Spanien mit Unterlagen aus einem anderen Land erben, stoßen Sie auf ein Hindernis, vor dem Sie fast niemand warnt: Ihre Papiere gelten hier so, wie sie sind, nicht. Jedes Land hat sein eigenes „Gegenstück“ zu unserer Erbschaftsurkunde — im Vereinigten Königreich das grant of probate, in Deutschland der Erbschein, in Frankreich der acte de notoriété — und um sie in Spanien zu verwenden, müssen sie durch zwei Filter: die Apostille und die beglaubigte Übersetzung.

Die Apostille: wer sie erteilt und wo

Die Apostille ist ein im Haager Übereinkommen von 1961 vorgesehener Stempel, der bestätigt, dass eine öffentliche Urkunde echt ist, damit sie in einem anderen Unterzeichnerstaat gilt — ohne diplomatische Legalisation. Der entscheidende Punkt ist, wer sie erteilt: Die Apostille erteilt die zuständige Behörde des Ursprungslands der Urkunde. Das heißt, eine deutsche Urkunde apostilliert Deutschland; eine französische Frankreich. Es ist nichts, was in Spanien geschieht.

Umgekehrt funktioniert es genauso: Wenn Sie eine spanische Urkunde im Ausland verwenden müssen (eine Vollmacht, eine Bescheinigung), wird die Apostille in Spanien erteilt, und je nach Art der Urkunde erteilen sie das Justizministerium, die Notariate oder der Tribunal Superior de Justicia (Oberster Gerichtshof der Autonomen Gemeinschaft). Es lohnt sich zu wissen, wer was apostilliert, um keine Umwege zu machen.

Die beglaubigte Übersetzung: nur ein zugelassener Übersetzer

Einmal apostilliert, braucht die Urkunde in der Regel eine Übersetzung ins Spanische. Und nicht jede Übersetzung taugt: Sie muss von einem vereidigten Übersetzer-Dolmetscher (Traductor-Intérprete Jurado) angefertigt werden, der vom Ministerium für Auswärtiges, Europäische Union und Zusammenarbeit (MAEC) ernannt wurde, das die offizielle Liste der Zugelassenen veröffentlicht. Eine „selbstgemachte“ Übersetzung, so gut sie auch sein mag, weisen der Notar oder das Registro de la Propiedad zurück.

Wenn das Land keine Apostille kennt

Stammt die Urkunde aus einem Land, das das Haager Übereinkommen nicht unterzeichnet hat, ist keine Apostille möglich: Dann muss man auf die konsularische Legalisation zurückgreifen, ein längeres Verfahren mit mehr Schritten. Vorab zu wissen, in welcher Situation Sie sind, erspart Ihnen Wochen Verzögerung — gerade dann, wenn Sie mit der Erbschaft vorankommen wollen.

Wenn das Europäische Nachlasszeugnis vereinfacht

Wenn sich die Erbschaft zwischen Ländern der Europäischen Union bewegt, die die Europäische Erbrechtsverordnung (Verordnung (EU) 650/2012) anwenden, zirkuliert das Europäische Nachlasszeugnis (Certificado Sucesorio Europeo) zwischen diesen Staaten ohne Legalisation, was einen guten Teil des Apostillen-Verfahrens erspart. Es ist nicht immer der Weg, doch bei einer Erbschaft zwischen zwei EU-Ländern meist der sauberste.

Wenn Sie mitten in einer Erbschaft mit Unterlagen aus einem anderen Land stecken und nicht wissen, was apostilliert, übersetzt oder legalisiert werden muss, schreiben Sie mir. Ich sage Ihnen genau, was jede Urkunde braucht, koordiniere es mit Ihrem Land und mache alles für den Notar und das Register fertig, ohne dass Sie sich mit der Bürokratie zweier Systeme zugleich herumschlagen müssen.