Een woning in Spanje kopen zonder te reizen: de notariële volmacht en de apostille uitgelegd

Een van de vragen die buitenlandse kopers mij het vaakst stellen, is deze: «Moet ik op de dag van de ondertekening naar Spanje reizen?». En het antwoord stelt gerust: nee, dat is niet nodig. U kunt een volmacht (poder) verlenen zodat iemand die u vertrouwt — of ikzelf — de koopakte in uw naam bij de notaris ondertekent, terwijl u uw leven in uw eigen land voortzet. De woning wordt evengoed op uw naam ingeschreven.

Dat gezegd zijnde: een slecht opgestelde volmacht betekent een verloren reis en een ondertekening die afketst. Ik leg u stap voor stap en zonder jargon uit hoe u die verleent, waarom de apostille bijna altijd nodig is (ook binnen de Europese Unie, waar een dure mythe rondgaat) en wat de Spaanse notaris controleert voordat hij die goedkeurt.

Wat de koopvolmacht is en waarvoor zij dient

Een poder de representación (volmacht) is het document waarmee u een andere persoon (de apoderado, de gevolmachtigde) machtigt om voor u te handelen in een bepaalde transactie: hier, een onroerend goed kopen en de akte tekenen. U geeft uw woning niet weg en draagt niets over: u verleent uw gevolmachtigde enkel de bevoegdheden die nodig zijn om de transactie in uw naam af te ronden, binnen de grenzen die u stelt. Het is de gebruikelijke manier om zonder te reizen te kopen, en ik gebruik die voortdurend met cliënten die in Duitsland, Nederland, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk of België wonen.

De twee manieren om de volmacht te verlenen

U heeft twee wegen om de volmacht te ondertekenen zonder naar Spanje te komen, en het loont de moeite goed te kiezen, want het papierwerk dat volgt verschilt sterk van de ene naar de andere. De eerste weg is die te verlenen voor een plaatselijke notaris in uw land. Dat is het handigst — u heeft een notaris dicht bij huis —, maar dat buitenlandse document heeft daarna een apostille (of legalisatie) en een beëdigde vertaling naar het Spaans nodig om in Spanje effect te sorteren.

De tweede weg is de volmacht te verlenen voor het Consulaat of de Consulaire Afdeling van de Spaanse Ambassade in uw land, waar de consul notariële functies uitoefent. Deze optie is de «schoonste»: omdat het een document van een Spaanse autoriteit is, heeft het geen apostille nodig en doorgaans ook geen vertaling, want het is al in het Spaans opgesteld. In ruil daarvoor hangt het af van de agenda en de afspraken van het consulaat. Voor veel niet-ingezetenen is het de weg die de minste verrassingen oplevert.

De dure mythe: «binnen de EU is geen apostille meer nodig»

Hier is de fout die ik keer op keer zie herhalen, zelfs door professionals. Het klopt dat er een Europese verordening bestaat die de apostille heeft afgeschaft voor bepaalde openbare documenten tussen EU-landen (Verordening (EU) 2016/1191, van toepassing sinds 16 februari 2019). Maar die verordening dekt enkel een gesloten lijst van documenten over de burgerlijke staat en de persoonlijke situatie: geboorte, huwelijk, overlijden, woonplaats, nationaliteit, strafblad en weinig meer.

Notariële volmachten staan NIET op die lijst. Kwesties van vertegenwoordiging zijn er uitdrukkelijk van uitgesloten. Wat betekent dit in de praktijk? Dat voor een koopvolmacht verleden voor een notaris in een andere staat van de Europese Unie de apostille NOG STEEDS VEREIST is. Als iemand u zegt «omdat het binnen de EU is, hoeft u de volmacht niet te apostilleren», geeft hij u onjuiste informatie die uw ondertekening kan doen mislukken. Het vooraf nakijken bespaart u een vervelende verrassing.

Apostille of legalisatie: hoe uw volmacht wordt erkend

De apostille is een internationale stempel die bevestigt dat de notaris die uw volmacht heeft ondertekend werkelijk notaris is en dat zijn handtekening echt is. Zij gaat terug op het Haags Verdrag van 1961, dat de trage procedure van diplomatieke legalisatie verving door één enkele apostille tussen de verdragsluitende landen (die de grote meerderheid vormen). Is uw land partij bij het Verdrag, dan volstaat het de volmacht te laten apostilleren bij de bevoegde autoriteit in uw land.

Is uw land GEEN partij bij het Haags Verdrag, dan heeft de volmacht legalisatie langs diplomatieke weg nodig: een keten van stempels die langs het ministerie van Buitenlandse Zaken van uw land en het Spaanse Consulaat loopt. Dat is trager, maar even geldig. De sleutel is te weten in welke van de twee situaties u zich bevindt voordat u begint, om geen weken te verliezen.

De beëdigde vertaling

Is de volmacht opgesteld in een andere taal dan het Spaans, dan heeft zij een officiële vertaling nodig. Niet zomaar elke vertaling volstaat: zij moet worden uitgevoerd door een Beëdigde Vertaler-Tolk (Traductor-Intérprete Jurado) benoemd door het ministerie van Buitenlandse Zaken (MAEC) en opgenomen in zijn officiële lijst. Die beëdigde vertaling verleent de inhoud bewijskracht en is degene die de Spaanse notaris aanvaardt. Het enige geval waarin u deze stap bespaart, is de volmacht verleden voor de Spaanse consul, die al in het Spaans is.

Waarom uw buitenlandse volmacht in Spanje geldt: de toereikendheidsbeoordeling

Wanneer de gevolmachtigde met uw volmacht verschijnt, legt de Spaanse notaris die niet zomaar in het dossier: hij voert een analyse uit. Enerzijds geeft hij het juicio de suficiencia (toereikendheidsbeoordeling) af, dat wil zeggen dat hij uitdrukkelijk nagaat of de verleende bevoegdheden volstaan voor de concrete handeling die wordt ondertekend (art. 98 van de Ley 24/2001). Anderzijds beoordeelt hij, omdat het een buitenlandse volmacht is, de gelijkwaardigheid van functies: dat de autoriteit die de volmacht heeft opgemaakt — de notaris in uw land — een rol vervult die gelijkwaardig is aan die van de Spaanse notaris wat betreft identiteitscontrole, handelingsbekwaamheid en openbaar geloof.

Deze gelijkwaardigheid is vaste rechtsleer van het Directoraat-generaal voor Rechtszekerheid en Openbaar Geloof (DGSJFP) — bijvoorbeeld zijn Besluit van 4 juni 2020 — en steunt op het algemene kader van de Ley del Notariado van 1862. Het goede nieuws: wanneer de toereikendheidsbeoordeling uitdrukkelijk voor de handeling wordt afgegeven, omvat zij die van gelijkwaardigheid. Daarom is het zo belangrijk dat de volmacht van bij de aanvang goed is opgesteld; is zij gebrekkig, dan kan de notaris niet tekenen en valt alles stil.

Voorwaarden opdat de notaris uw volmacht aanvaardt

1. Specifieke en toereikende bevoegdheden: de volmacht moet de aankoop van het concrete onroerend goed toelaten, met vermelding van het goed, de prijs en de voornaamste voorwaarden. Een vage, algemene volmacht wekt twijfel; een goed gedetailleerde niet.
2. Apostille (als uw land partij is bij het Haags Verdrag) of diplomatieke legalisatie (als dat niet zo is). Onthoud: ook binnen de EU wordt een voor een notaris verleende volmacht evengoed geapostilleerd.
3. Beëdigde vertaling door een Beëdigde Vertaler-Tolk van het MAEC, als de volmacht niet in het Spaans is.
4. Dat de Spaanse notaris de toereikendheidsbeoordeling (art. 98 Ley 24/2001) kan afgeven en, omdat het een buitenlandse volmacht is, die van gelijkwaardigheid van functies.

Gaat u kopen aan de Costa Blanca en wilt (of kunt) u niet reizen om te tekenen, schrijf me dan voordat u iets verleent. Ik stel de tekst van de volmacht op met de exacte bevoegdheden die uw aankoop nodig heeft, ik zeg u of in uw geval de consulaire of de notariële weg u het best past, en ik coördineer de apostille en de vertaling zodat op de dag van de ondertekening alles in één keer klopt. U koopt uw woning in Spanje zonder uw eigen huis te verlaten.