Uw buitenlandse erfenisdocumentatie geldt niet zomaar in Spanje: apostille en beëdigde vertaling

Wanneer u in Spanje erft met documentatie uit een ander land, stuit u op een obstakel waar bijna niemand u voor waarschuwt: uw papieren gelden, zoals ze zijn, hier niet. Elk land heeft zijn eigen 'tegenhanger' van onze erfrechtakte — in het Verenigd Koninkrijk de grant of probate, in Duitsland de Erbschein, in Frankrijk de acte de notoriété — en om ze in Spanje te gebruiken, moeten ze door twee filters: de apostille en de beëdigde vertaling.

De apostille: wie ze plaatst en waar

De apostille is een stempel, voorzien in het Haags Verdrag van 1961, die bevestigt dat een openbaar document authentiek is opdat het in een ander verdragsland geldt, zonder noodzaak van diplomatieke legalisatie. Het cruciale detail is wie ze plaatst: de apostille wordt afgegeven door de bevoegde autoriteit van het land van herkomst van het document. Een Duits document wordt dus door Duitsland geapostilleerd; een Frans document door Frankrijk. Het is niet iets wat in Spanje gebeurt.

Andersom werkt het net zo: als u in het buitenland een Spaans document moet gebruiken (een volmacht, een certificaat), wordt de apostille in Spanje geplaatst, en naargelang het soort document wordt ze afgegeven door het Ministerie van Justitie, de notariskantoren of het Tribunal Superior de Justicia (het hoogste gerechtshof van de autonome regio). Het is raadzaam te weten wie wat apostilleert om geen omwegen te maken.

De beëdigde vertaling: alleen een bevoegd vertaler

Eenmaal geapostilleerd, heeft het document doorgaans een vertaling naar het Spaans nodig. En niet zomaar elke vertaling volstaat: ze moet worden gemaakt door een beëdigd vertaler-tolk benoemd door het Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (MAEC, het Spaanse ministerie van Buitenlandse Zaken), dat de officiële lijst van bevoegde vertalers publiceert. Een 'huis-tuin-en-keukenvertaling', hoe goed ook, wordt door de notaris of het Registro de la Propiedad afgewezen.

Wanneer het land geen apostille heeft

Als het document afkomstig is uit een land dat het Haags Verdrag niet heeft ondertekend, is er geen apostille mogelijk: dan moet u een beroep doen op de consulaire legalisatie, een langere procedure met meer stappen. Vooraf weten in welke situatie u zit, voorkomt weken vertraging net wanneer u met de nalatenschap vooruit wilt.

Wanneer de Europese erfrechtverklaring het vereenvoudigt

Als de nalatenschap zich afspeelt tussen landen van de Europese Unie die de Europese erfrechtverordening (het 650/2012) toepassen, circuleert de Europese erfrechtverklaring tussen die staten zonder noodzaak van legalisatie, wat een groot deel van de apostilleprocedure bespaart. Het is niet altijd de aangewezen weg, maar bij een nalatenschap tussen twee EU-landen is het meestal de meest zuivere.

Als u midden in een nalatenschap zit met documenten uit een ander land en niet weet wat er moet worden geapostilleerd, vertaald of gelegaliseerd, schrijf mij dan. Ik zeg u precies wat elk document nodig heeft, coördineer het met uw land en maak alles klaar voor de notaris en het Register, zonder dat u hoeft te vechten met de bureaucratie van twee systemen tegelijk.